GRUPPO INIZIATIVA FORENSE

Privacy  e studi legali

Misure di sicurezza, Consenso ed Informativa, Il Documento Programmatico

Verona 27 febbraio 2004 ore 15,30

PROPOSTA DI DOCUMENTO PER L’INFORMATIVA E CONSENSO NEGLI STUDI LEGALI

Avv. Andrea Turco – foro di Verona

Necessaria premessa a questo mio intervento deve essere la precisazione che il documento così come mi accingo a presentarvi non vuol essere certo unica ed assoluta soluzione interpretativa ad una disposizione di legge (il D.Lgs.n.196/03) di fronte alla cui complessità ed impianto articolato ho semplicemente ritenuto di adottare – anche con il conforto dei Colleghi relatori con cui non è certo mancato il confronto critico – una soluzione che, ovviamente nel pieno rispetto di quanto prescritto, garantisse e tutelasse il più possibile tanto il professionista quanto il Cliente.

Ed è proprio per tale ragione che, anche raccogliendo il consiglio della Collega Avv. Bonanno, il documento in oggetto è stato costruito, “adottando le garanzie più complete, con il massimo formalismo richiesto riportando le norme di legge non tanto in modo anonimo ed aspecifico quanto piuttosto in maniera determinata e proporzionata – in senso spaziale e temporale – agli usi professionali”.

Ed è ancora per le stesse ragioni appena riferite che ho ritenuto conveniente predisporre il documento de quo in modo che l’autorizzazione in esso contenuta potesse abbracciare il trattamento di qualsiasi tipo di dato senza, dunque, essere costretti a distinguere tra trattamento stragiudiziale che necessiterebbe dell’autorizzazione da parte dell’interessato e trattamento giudiziale che – al contrario – esonererebbe il professionista dal richiedere ed ottenere la preventiva autorizzazione.

Non va, infatti, dimenticato, come già illustrato dalla Collega Bonanno, che l’Avvocato – secondo quanto contenuto nelle autorizzazioni n.4 e 7 così come emanate dal Garante della Privacy – è stato esonerato, per il trattamento in sede giudiziale dei dati sensibili, dal dover preventivamente richiedere autorizzazione a quel medesimo utilizzo. Inoltre, non va parimenti sottovalutato quanto espressamente indicato e già ricordato al punto “b” dell’art.24 del D.Lgs.n.196/03 ove si legge che il consenso non è richiesto per adempiere ad un obbligo derivante da un contratto di cui è parte l’interessato (come appunto può dirsi il MANDATO ALLE LITI).

Orbene, ricordata brevemente ma a ragione la complessità della norma da cui si è partiti per approdare a quanto mi accingo a proporvi, vado – quindi – ad illustrarvi la struttura ed il contenuto della “Dichiarazione di autorizzazione al trattamento dei dati personali – identificativi – sensibili e giudiziari ex D.Lgs.n.196/03”.

LA STRUTTURA: Il documento è articolato in 9 punti e 7 sottopunti (tutti concentrati nella spiegazione del punto n.3) oltre che in n.7 note poste ad ulteriore specificazione e chiarimento di quanto mano mano illustrato nei vari passaggi dell’autorizzazione.

IL CONTENUTO:

·        facciata di presentazione:

va innanzitutto sottolineato come al fine di conferire maggior incisività a quanto inserito nel documento in esame, la dichiarazione di autorizzazione al trattamento è stata predisposta come se provenisse direttamente dall’Interessato e, quindi, in prima persona. Tant’è che la prima facciata del documento è interamente dedicata alla raccolta dei dati identificativi dell’interessato che, nella sua definizione concettuale così come fornita dall’art.4 comma 1 lettera “i” riportata, potrà essere tanto persona fisica quanto persona giuridica piuttosto che ente e/o associazione. E come sopra ricordato gli interessati forniranno i loro dati nella forma diretta più normale e cioè secondo lo schema di “Io sottoscritto …” ovvero “La Ditta o la Società … “ a cui faranno seguito gli ulteriori elementi identificativi che dovranno necessariamente accompagnare il nome ed il cognome o la denominazione sociale.

·        Punti 1 e 2:

al punto “1” del documento si fa espresso richiamo all’art.23 del D.Lgs.n.196/03 racchiuso nella PARTE I (Disposizioni Generali), TITOLO III (regole Generali per il Trattamento dei dati), CAPO III (Regole ulteriori per privati ed enti pubblici economici). In particolare l’art.23 è titolato “Consenso” e, come è facile intuire anche dalla sua collocazione, è norma generale e, quindi, valida anche per la categoria di soggetti c.d. privati tra cui possono sicuramente essere inseriti anche gli Avvocati che nella loro qualità di difensori possono certamente qualificarsi “privati” ai sensi della legge sulla privacy, anche se in concreto e per altro verso la loro attività risponde ad esigenze di pubblica necessità.

Ecco, perchè, nell’ambito più generale del dovere di informativa così come imposto si è ritenuto di rendere edotto l’interessato – o meglio, vista l’impronta data al documento, di far dichiarare all’interessato in prima persona che è a conoscenza – del fatto che il trattamento dei dati personali da parte di privati è ammesso solo con il suo consenso espresso che deve essere fornito liberamente e con specifico riferimento ad un trattamento individuato oltre che documentato per iscritto e preceduto dall’informativa di cui all’art.13 D.Lgs.n.196/03.

Non a caso, poi, si è distinto quanto appena riferito da quanto proposto al successivo “PUNTO 2” dal momento che in quest’ultimo caso si è ripreso quanto ulteriormente esplicitato dallo stesso art.23 ma al suo comma IV ove si fa riferimento al trattamento dei dati c.d. sensibili. In particolare l’art.23 si esprime con terminologia differente rispetto a quanto prescritto in tema di trattamento di dati personali. Infatti, se in quest’ultimo caso il consenso deve essere documentato per iscritto, per ciò che riguarda il trattamento dei dati sensibili, invece, è previsto che il consenso sia manifestato in forma scritta.

Ora, non è ben chiaro che cosa il Garante abbia voluto dire attraverso l’utilizzo di  espressioni del genere appena ricordato, ma è chiaro che al fine di non pregiudicare la posizione di chi quei medesimi dati (con ciò riferendoci a qualsiasi tipo di dato) andrà a trattare si è ritenuto conveniente soffermarsi sul fatto che in entrambe le ipotesi si parla di consenso comunque scritto e che, pertanto, se manifestato piuttosto che documentato sarà utile acquisirlo attraverso una autorizzazione comunque da doversi far sottoscrivere dall’interessato.

Nel medesimo “PUNTO 2” è stata, poi, esplicitata una deroga a quanto detto in tema di trattamento dei dati sensibili. In particolare è stato inserito un richiamo a quanto previsto dall’art.26 comma 4 lettera “c” che chiarisce come i dati sensibili possano essere oggetto di trattamento anche senza il consenso quando il trattamento sia necessario per lo svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla L.397/2000 o quando servano per far valere in giudizio un diritto sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento. Sempre al fine di fornire una “informativa” il più possibile chiara e trasparente, la norma di cui alla deroga appena ricordata è dettagliatamente ed integralmente riportata alla nota n.1 posta in calce al documento.

Con particolare riferimento alle note, compresa quella appena indicata, va chiarito che ogni volta che si è ritenuto di inserirne una si è anche previsto che del loro contenuto l’interessato dichiarasse non soltanto di essere stato informato ma anche che quanto oggetto di preventiva illustrazione corrispondesse – comunque – al contenuto delle note stesse.

E ciò ci è utile, anche, per passare all’analisi del successivo punto 3.

·        Punto 3:

è, questo, punto fondamentale oltre che di tutto il documento (tanto che si articola in n.7 sottoppunti ed il suo testo integrale viene riportato alla nota 2 posta in calce alla stessa autorizzazione) anche dello medesimo D.Lgs.n.196/03. La norma in commento disciplina il dovere di informativa da parte del titolare nei confronti dell’interessato; titolare che – come recita espressamente la norma – potrà informare l’interessato sia oralmente che per iscritto, ma – comunque ed è ciò che più conta – sempre preventivamente al trattamento stesso.

Orbene, l’art.13 racchiude e prescrive una serie di informazioni da rendere all’interessato che – nel documento predisposto – vengono tutte specificatamente indicate e riportate ai punti da “a” a “g” compresi, e cioè:

a)    FINALITA’ e MODALITA’ DI TRATTAMENTO:

che, per quel che qui ci interessa, vanno rispettivamente identificate come segue:

-         per quel che riguarda le finalità: il trattamento avverrà in ambito legale / giudiziario in conformità allo scopo per cui è stato conferito mandato o per finalità – comunque – connesse e/o strumentali allo svolgimento degli incarichi affidati;

-         per quel che riguarda le modalità: nel rispetto della normativa vigente e fermi gli obblighi di riservatezza e segreto professionale.

b)   FACOLTATIVITA’ DEL CONFERIMENTO DEI DATI:

nel senso che l’interessato deve essere informato che può anche rifiutarsi di fornire i dati che gli vengono richiesti e, quindi, non deve a ciò sentirsi obbligato. Tale informazione, però, deve essere accompagnata da quella ulteriore che informa l’interessato, e veniamo al successivo punto “c”, su

c)    CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO:

cioè, l’interessato deve essere messo a conoscenza del fatto che, pur essendo una sua facoltà – laddove decidesse o ritenesse di non assecondare il richiesto conferimento di dati – il mandato ed in genere gli incarichi professionali richiesti, oltre che la prosecuzione di quelli in corso, potranno non essere accettati e/o proseguiti e, dunque, espletati.

d)   SOGGETTI o CATEGORIE DI SOGGETTI AI QUALI I DATI PERSONALI POSSONO ESSERE COMUNICATI o CHE POSSONO VENIRNE A CONOSCENZA IN QUALITA’ DI RESPONSABILI O INCARICATI e L’AMBITO DI DIFFUSIONE DEI DATI MEDESIMI:

al fine di meglio chiarire la portata del presente punto distinguiamo tra:

-         ambito e soggetti esterni a quello del titolare: indicati genericamente in tutti i soggetti Privati e/o Pubblici, oltre che nelle competenti Autorità Giudiziarie nonché nei soggetti in quelle tesse sedi preposti al loro recepimento e/o trattamento;

-         ambito interno allo stesso titolare: indicati negli Avvocato/i titolare/i dello studio , nell’eventuale responsabile o incaricati designati (relativamente ai quali le rispettive funzioni sono state specificate all’interessato e, quindi, riportate alla nota n.4 posta in calce al documento), oltre che nei collaboratori di studio, nei praticanti e nelle segretarie (le quali ultime, in particolare, potranno venire a conoscenza dei dati dei Clienti, per la redazione della nota spesa).

N.B. – un nota bene va fatto per ciò che concerne l’ulteriore specificazione contenuta nel punto “d” in commento e cioè a quella che rimanda al DPS per la specifica indicazione tanto delle MISURE DI SICUREZZA adottate quanto, per gli aggiornamenti e/o le eventuali modifiche, dei TITOLARI, dei RESPONSABILI e/o degli INCARICATI (con l’ulteriore precisazione che, con riferimento particolare a questi soggetti, i dati iniziali vengono comunque già forniti ai successivi punti “f” e “g”).

e)    DIRITTI DELL’INTERESSATO EX ART.7 D.LGS.N.196/03:

punto di particolare importanza dal momento che informa l’interessato sui suoi diritti in ordine al trattamento dei suoi dati. Il testo integrale dell’art.7 – titolato “Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti” – è stato riportato alla nota n.5 posta in calce al documento e sostanzialmente può essere così schematizzato:

-         diritti di cui al comma 1: l’interessato ha diritto di avere conferma sull’esistenza o meno di suoi dati presso un determinato soggetto e, conseguentemente, di averne comunicazione in forma intelligibile;

-         diritti di cui al comma 2: l’interessato ha diritto ad ottenere informazioni sull’origine dei dati personali, sulle finalità e modalità di trattamento, sulla logica applicata in caso di trattamento con l’ausilio di strumenti elettronici, sugli estremi identificativi dei titolari, eventuali responsabili e/o incaricati, sui soggetti ai quali i dati possono essere comunicati in qualità di responsabili e/o incaricati;

-         diritti di cui al comma 3: l’interessato ha diritto di ottenere l’aggiornamento, rettificazione, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o trattati con conferma che tali operazioni sono state portate a conoscenza anche di tutti quei soggetti a cui i dati sono stati comunicati e/o diffusi, salvo che ciò non sia impossibile o attuabile soltanto con mezzi manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato.

-         diritti di cui al comma 4: l’interessato ha diritto di opposizione totale o parziale per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano sia che siano pertinenti allo scopo per cui sono stati raccolti sia che siano stati utilizzati per l’invio di materiale pubblicitario o il compimento di ricerche di mercato o comunicazioni commerciali.

f) ESTREMI IDENTIFICATIVI DEI TITOLARI DEL TRATTAMENTO:

con tale punto – salvo eventuali e successive modifiche e/o aggiornamenti per cui si è già prima fatto presente il rimando al DPS – all’interessato vengono forniti gli estremi identificativi del o dei titolari del trattamento che nel nostro caso corrisponderanno con i titolari dello studio o dell’associazione.

g) ESTREMI IDENTIFICATIVI DEL RESPONSABILE E DEGLI INCARICATI DEL TRATTAMENTO:

anche in tal caso l’interessato viene reso edotto degli estremi identificativi dell’eventuale responsabile del trattamento con la precisazione che ogni sua modifica verrà prontamente comunicata.     

Per quanto concerne, invece, i dettagli relativi alle ditte di assistenza software e hardware dei sistemi dello studio nonché dello studio commercialista, a cui i dati verranno comunicati al solo fine di poter fa fronte ai normali adempimenti fiscali, il documento rimanda a quanto meglio descritto nel DPS.

·        Punto 4:

nel punto in commento vengono fornite due ulteriori precisazioni:

-         in primo luogo: l’interessato viene reso edotto del fatto che i dati verranno trattati – nell’espletamento del mandato e/o incarico ricevuti – nei limiti di cui alll’art.25 D.Lgs.n.196/03 titolato “Divieti di Comunicazione e Diffusione” (il cui testo integrale viene riportato alla nota 6 posta in calce al documento) e cioè: senza che gli stessi dati possano essere comunicati e/o diffusi qualora ne sia stata ordinata la cancellazione ovvero sia decorso il termine di tempo indicato all’art.11 lettera “e” ove è stabilito che i dati vengano conservati per il tempo strettamente necessario e quindi non superiore a quello necessario per gli scopi per cui sono stati raccolti e successivamente trattati;

·        con riferimento a quest’ultimo richiamo – quello del periodo così come indicato all’art.11 lettera “e” – si rimanda, però, a quanto si dirà al successivo PUNTO 6.

-         in secondo luogo: l’interessato viene reso edotto del fatto che, nell’espletamento dell’incarico ricevuto e nel perseguimento delle finalità già meglio esplicitata al punto “a”, i dati potranno essere oggetto oltre che di trattamento anche di comunicazione oltre che di diffusione nell’accezione dei relativi termini così come rispettivamente indicata dall’art.4 comma 1 lettere “a, l ed m”; definizioni che – anche in tale caso – vengono integralmente riportate alla nota 7 posta in calce al documento.

·        Punto 5:

sempre nell’ottica di massima trasparenza che pervade l’intera struttura e contenuto della presente autorizzazione, l’interessato viene reso edotto e, perché no, rassicurato sul fatto che il trattamento dei suoi dati avverrà garantendone la sicurezza e riservatezza attraverso – anche e non soltanto – l’ausilio di strumenti elettronici che ne consentano la memorizzazione, gestione e trasmissione.

·        Punto 6:

riprendendo quanto già anticipato commentando il punto 4 che precede, nel presente punto 6 viene dato atto che l’interessato è consapevole che i suoi dati verranno conservati oltre l’esecuzione degli incarichi affidati e precisamente per il periodo di 10 anni.

N.B. – Orbene, con riferimento a quanto appena illustrato va tenuto presente quanto segue. Come già anticipato dall’Avv. Bonanno, in relazione alla conservazione dei dati personali (ed in particolare per quelli giudiziari) si pone il problema della durata del diritto del professionista alla loro conservazione dopo l’esaurimento dell’incarico. Infatti:

-         non soltanto: l’art.11 lettera “e” prescrive la cancellazione dei dati nel momento in cui il loro mantenimento “in vita” dovesse essere incompatibile con il conseguimento del risultato per cui è stato rilasciato mandato o conferito incarico;

-         ma anche: l’art.27 prescrive che il trattamento – e quindi anche la conservazione che di quel concetto più generale rappresenta un’estrinsecazione – dei dati giudiziari da parte di privati è consentito soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le rilevanti finalità di interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e di operazioni eseguibili.

Il fatto è, però, che se ciò è vero non va – comunque – dimenticato che si deve, però, fare i conti con una serie di norme e cioè:

·        quella per cui il professionista, da un punto prettamente fiscale, è tenuto a conservare la documentazione per almeno 5 anni dalla chiusura della pratica a cui inerisce;

·        quella che deriva direttamente dal rapporto di mandato tra il professionista (mandatario) ed il Cliente (mandante) in virtù della quale il diritto di quest’ultimo a ottenere quanto consegnato al primo si prescrive nel termine di 10 anni. Il tutto, poi, senza dimenticare che a prescindere da ciò si è sempre e comunque ritenuto, probabilmente proprio per tale ragione, di dover custodire i fascicoli di studio per almeno 10 anni;

·        quella di cui all’art.2961 cod.civ. che in tema di prescrizioni presuntive stabilisce che gli Avvocati, sono esonerati dal rendere conto degli incartamenti (che secondo una interpretazione più estensiva del concetto, comprenderebbero non soltanto quelli relativi ad affari contenziosi ma anche documenti riguardanti la preparazione di pareri, schemi contrattuale, etc.) relativi alle liti dopo 3 anni da che queste sono state decise o altrimenti terminate.

Alla luce di quanto appena premesso, quindi, nasce un’imprescindibile NECESSITÀ DI COORDINARE I PRECETTI NORMATIVI INDICATI.

Pertanto:

-         atteso il diritto dell’interessato a poter richiedere quanto consegnato al professionista entro il termine di prescrizione ordinaria di 10 anni così come stabilito dall’art.2946 cod.civ. (il che è un suo innegabile diritto derivante da un rapporto di mandato perfezionatosi con il professionista);

-         atteso il fatto che normalmente il professionista per questioni meramente fiscali è tenuto dalla legge a conservare documentazione giustificante la propria attività per un periodo non inferiore ai 5 anni;

-         atteso che l’art.2961 cod.civ. non può comunque trovare applicazione concreta per quel che ci riguarda stabilendo un termine di prescrizione presuntiva di tre anni tanto a favore del Cliente (nei confronti del quale qualora il professionista gli chiedesse il pagamento oltre i tre anni potrebbe opporre l’intervenuta  prescrizione presuntiva del suo diritto ad ottenerlo) quanto nei confronti dello stesso professionista (che potrebbe sempre deferire al cliente il giuramento decisorio per provare l’intervenuta consegna dell’incartamento che lo riguarda e/o il suo diritto ad essere pagato);

ALLA LUCE DI TUTTO QUANTO PRECEDE:

non necessitando di autorizzazione alcuna la custodia per il termine di 5 anni nascendo da un obbligo di legge che il D.Lgs.n.196/03 non sembra derogare ed essendo, comunque, un diritto garantito ex lege a tutela dell’interessato quello tutelato dall’art.2946 cod.civ., si è comunque ritenuto di inserire la precisazione di cui al punto 6 in commento al solo ed unico scopo di rendere ancor più trasparente il contenuto del documento autorizzativo.           

·        Punto 7:

venendo al punto 7, si precisa che il suo contenuto non va visto come contraddittorio rispetto a quello del punto 6 che precede. Infatti se il precedente punto riguardava la custodia del cartaceo, quello in esame riguarda il trattamento dei dati con l’ausilio di strumenti elettronici.

In questo caso, l’interessato è reso edotto del fatto che all’esaurimento dell’incarico conferito si procederà alla cancellazione di quei dati che non risultino pertinenti ed eccedenti eventuali ed ulteriori incarichi che dovessero essere conferiti dal medesimo Cliente.

·        Punto 8:

ancora una volta e sempre al fine di garantire la massima trasparenza ed informativa dell’interessato, nel punto in commento si fa espresso riferimento all’art.52 del D.Lgs.n.196/03 che consente all’interessato – che abbia motivi legittimi per farlo – di chiedere con domanda da depositarsi nella cancelleria dell’autorità competente prima che sia definito il relativo grado di giudizio, che sull’originale della sentenza o dell’emanando altro provvedimento sia apposta un’annotazione volta a precludere – in caso di riproduzione della sentenza o del provvedimento in qualsiasi forma per finalità di informazione giuridiche su riviste di settore, supporti elettronici o mediante reti di comunicazione elettronica, l’indicazione delle generalità e di altri dati identificativi del medesimo interessato riportati sulla sentenza o sul provvedimento.

·        Punto 9:

infine, dal momento che più che verosimilmente potrà capitare che il medesimo cliente sia tutelato dallo stesso professionista in più vertenze si è voluto conferire efficacia retroattiva alla presente autorizzazione rendendola valida anche per le posizioni aperte prima dell’entrata in vigore del nuovo Codice sulla Privacy (D.Lgs.n.196/03). Per fare ciò, alla semplice espressione “l’informativa dovrà ritenersi valida anche per le posizioni aperte prima del 01.01.2004” si è ritenuto di accompagnare l’elenco specifico delle pratiche a cui l’autorizzazione deve estendere la propria portata.

UN ULTIMO APPUNTO:

nella parte finale dell’autorizzazione e precisamente nella parte ove vi è la formale dichiarazione di autorizzazione è stata esplicitato che “per l’eventuale fase giudiziale verrà rilasciato apposito mandato nelle forme di legge”.

Ciò è stato fatto la fine di evitare – per quanto possibile – fraintendimento sul fatto che l’informativa sia stata resa precedentemente al trattamento dei dati e, quindi, all’esecuzione dell’incarico o all’espletamento del mandato.

Ci si rende conto che un documento del genere in esame non ha sicuramente data certa fino a che non gliela si conferisca nei modi di legge. Il che sarebbe, peraltro, assurdo.

In ogni caso si spera in tal modo di evitare problemi che in tal senso potrebbero porsi.

§§§

Qui di seguito, quindi, sono ad allegarVi il documento oggetto della mia proposta e commento nell’intervento che precede:

DICHIARAZIONE DI AUTORIZZAZIONE AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI, IDENTIFICATIVI, SENSIBILI e GIUDIZIARI

ex D.LGS. 30 giugno 2003 n.196

PERSONA FISICA

Io sottoscritto/a _______________________________________________________________

nato/a il _________________ a __________________________________________________

residente a ___________________________________________________________________

in Via _______________________________________________________________________

cod.fisc. _____________________________________________________________________

qui di seguito identificato/a, anche, con il termine “interessato/a” nel significato di cui alla lettera “i” dell’art.4 D.Lgs.n.196/03 e cioè di: “persona fisica, persona giuridica, ente o associazione cui si riferiscono i dati personali”.

PERSONA GIURIDICA

la Ditta / Società ___________________________________________________________

con sede a ________________________________________________________________

in Via _____________________________________________________________________

cod.fisc. / partita I.V.A. ______________________________________________________

in persona di _______________________________________________________________

nella sua qualità di ___________________________________________________________

nato/a il _______________ a __________________________________________________

residente a _________________________________________________________________

in Via ______________________________________________________________________

cod.fisc. ___________________________________________________________________

qui di seguito identificata, anche, con il termine “interessato” nel significato di cui alla lettera “i” dell’art.4 D.Lgs.n.196/03 e cioè di: “persona fisica, persona giuridica, ente o associazione cui si riferiscono i dati personali”.

P R E M E S S O

1.      Che secondo quanto previsto dall’articolo 23 (“Consenso”) del D.Lgs.n.196/03 il trattamento dei dati personali da parte di privati è ammesso solo con il consenso espresso dell’interessato fornito liberamente e con specifico riferimento ad un trattamento individuato, oltre che documentato per iscritto e preceduto dall’informativa di cui all’articolo 13 D.Lgs.n.196/03.

2.      Che, sempre a norma dell’articolo 23 (“Consenso”) del D.Lgs.n.196/03 qualora il trattamento riguardi anche, o soltanto, dati c.d. “sensibili” il consenso deve essere manifestato in forma scritta tranne nelle ipotesi di cui all’art.26 comma 4 lettera “c” il cui contenuto dichiaro di conoscere ed il cui testo riconosco essere quello riportato alla nota 1 posta in calce alla presente autorizzazione.

3.      Che, in ottemperanza al disposto normativo di cui all’articolo 13 (“Informativa”) del D.Lgs.n.196/03, il cui contenuto dichiaro di conoscere ed il cui testo integrale riconosco essere quello riportato alla nota 2 posta in calce alla presente autorizzazione, dichiaro di essere stato/a previamente informato/a di quanto segue:

a)      I dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari (il cui rispettivo significato mi è stato illustrato e riconosco essere quello riportato alla nota 3 posta in calce alla presente autorizzazione), eventualmente acquisiti, anche, presso terzi, saranno utilizzati – nel rispetto della normativa vigente e fermi gli obblighi di riservatezza e di segreto professionale - esclusivamente per finalità di tipo legale / giudiziario in conformità allo scopo per cui conferisco mandato e, comunque, per finalità connesse e/o strumentali allo svolgimento degli incarichi professionali affidati agli scriventi, escluso – pertanto – ogni utilizzo diverso e/o confliggente con gli interessi del Cliente (“interessato”).

b)      Il conferimento dei dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari deve intendersi quale mera facoltà e non obbligo.

c)      In mancanza di conferimento dei dati succitati il mandato ed in generale gli incarichi e/o prestazioni professionali richieste – oltre che la prosecuzione di quelli/e in corso - potranno non essere accettati e/o continuati e, dunque, espletati.

d)      Qualora venisse autorizzato il trattamento dei dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari, questi, nell’espletamento del mandato e/o dell’incarico professionale conferito e, comunque, nei limiti e per le finalità del punto “a” che precede, potranno venire a conoscenza di soggetti Pubblici e/o Privati, delle competenti Autorità Giudiziarie e, quindi, dei soggetti in quelle stesse sedi preposti al loro recepimento e/o trattamento, oltre che, per quanto riguarda il sottoscritto studio, dagli avvocati titolari, dagli eventuali responsabili e/o incaricati designati (le cui funzioni mi sono state specificate e riconosco essere quelle riportate alla nota 4 posta in calce alla presente autorizzazione), oltre che dai collaboratori di studio, dai praticanti e dalle segretarie che potranno trattare i dati personali dei Clienti (“interessati”) anche ai fini della redazione delle note spese. Per l’individuazione delle misure di sicurezza adottate e gli eventuali aggiornamenti e/o modificazioni dei dati identificativi dei titolari, dei responsabili e/o degli incaricati – oltre che, per quanto concerne quest’ultimo aspetto, ai successivi punti “f” e “g” - si fa riferimento al D.P.S. (documento programmatico sicurezza) redatto, cui si rinvia.

e)      In  caso di sottoscrizione di autorizzazione al trattamento dei dati, all’interessato saranno garantiti tutti i diritti così come meglio specificati all’art.7 (“Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti ”) D.Lgs.n.196/03 il cui contenuto dichiaro di conoscere ed il cui testo integrale riconosco essere quello riportato alla nota 5 in calce alla presente autorizzazione.

f)        Gli estremi identificativi dei titolari del trattamento sono:

-          Avv. ________________, nato il _________a ________, cod.fisc. _______________;

-          Avv. _________________, nato il _________a _______, cod.fisc. _______________;

-          Avv. _________________, nato il _________a _______, cod.fisc. _______________;  

g)      Inoltre si segnala pure che:

-          ai sensi dell’articolo 4 lettera “g” quale “responsabile del trattamento” è nominato il Sig. ______________________ ; ogni modificazione del nominativo del responsabile verrà comunicata.

Si fa rinvio al D.P.S. per i nominativi della ditta di assistenza software e hardware dei sistemi informatici dello studio nonché  dello studio di commercialisti, cui saranno comunicati i dati personali  al solo fine di far fronte ai necessari adempimenti fiscali.

4.      che, qualora venisse autorizzato il trattamento dei dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari, questi, nell’espletamento del mandato conferito e salvo quanto previsto nel successivo punto 6, nei limiti di legge così come stabiliti ex art.25 D.Lgs.n.196/03 il cui contenuto dichiaro di conoscere ed il cui testo riconosco essere quello riportato alla nota 6 posta in calce alla presente autorizzazione, nonché per le finalità di cui al punto “a”, potranno essere soggetti, oltre che a trattamento, anche a comunicazione e/o diffusione nel significato tecnico così come meglio illustrato alle lettere “a”, “l” ed “m” del comma 1 dell’art.4 D.Lgs.n.196/03 e che riconosco essere quello di cui alla nota 7 posta in calce alla presente autorizzazione.

5.      Il trattamento dei dati avverrà in modo idoneo a garantire la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato anche attraverso strumenti automatizzati che consentano la memorizzazione, la gestione e la trasmissione degli stessi.

6.      I dati e la documentazione necessari e pertinenti agli incarichi in corso da instaurare o cessati, verranno conservati, in archiviazione, oltre l’esecuzione degli incarichi affidati e precisamente per il periodo di 10 anni.

7.      I dati trattati attraverso strumenti automatizzati saranno invece cancellati all’esaurimento dell’incarico conferito, tranne quelli pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi incarichi conferiti dal medesimo cliente (“interessato”).

8.      Si fa presente che è facoltà dell’interessato ex articolo 52 D.Lgs.n.196/2003 chiedere – secondo le modalità ed i termini in quella stessa norma indicati - che, per motivi legittimi, sia omessa  l’indicazione delle generalità e di altri dati identificativi dello stesso nell’ipotesi di diffusione della eventuale sentenza o di altro provvedimento giurisdizionale.

9.   Qualora la presente autorizzazione al trattamento dei dati personali – identificativi - sensibili e giudiziari, dovesse essere sottoscritta l’informativa in essa contenuta dovrà ritenersi valida anche per le posizioni aperte prima del 01.01.2004.

Tutto quanto sopra premesso

SPONTANEAMENTE DICHIARO

di autorizzare, in conformità a quanto sopra indicato e più in generale secondo quanto previsto ex D.Lgs.n.169/03, il trattamento dei miei dati personali di qualsiasi natura ivi compresi quelli c.d. sensibili, identificativi e giudiziari, specificando – altresì – che per l’eventuale fase giudiziale verrà rilasciato apposito mandato nelle forme di legge.

Verona lì ______________ 

                                                                                            F.to

L’INTERESSATO

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1. ART.26 comma 4 lettera “c” – GARANZIE PER I DATI SENSIBILI: “[…] 4. I dati sensibili possono essere oggetto di trattamento anche senza consenso, previa autorizzazione del Garante: c) quando il trattamento è necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000 n.397, o – comunque  - per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento. Se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale il diritto deve essere di rango pari a quello dell’interessato ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile […]”.

2. ART.13 - INFORMATIVA: “1. L’interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati personali sono previamente infirmati oralmente o per iscritto circa: a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati; b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; c) le conseguenze di un eventuale rifiuto; d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l’ambito di diffusione dei dati medesimi; e) i diritti di cui all’articolo 7; f) gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel territorio dello Stato ai sensi dell’articolo 5 e del responsabile. Quando il titolare ha designato più responsabili è indicato almeno uno di essi, indicando il sito della rete di comunicazione  le modalità attraverso le quali è conoscibile in modo agevole l’elenco aggiornato dei responsabili. Quando è stato designato un  responsabile per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’art.7 è indicato tale responsabile. 2. L’informativa di cui al comma 1 contiene ance gli elementi previsti da specifiche disposizioni del presente codice e può non comprendere gli elementi già noti alla persona che fornisce i dati o la cui conoscenza può ostacolare in concreto l’espletamento da parte di un soggetto pubblico di funzioni ispettive o di controllo svolte per finalità di difesa o sicurezza dello Stato oppure di prevenzione, accertamento o repressione di reati. 3. Il Garante può individuare con proprio provvedimento modalità semplificate per l’informativa fornita in particolare da servizi telefonici di assistenza e informazione al pubblico. 4. Se i dati personali non sono raccolti presso l’interessato l’informativa di cui al comma 1, comprensiva delle categorie di dati trattati, è data al medesimo interessato all’atto della registrazione dei dati o, quando,è prevista la loro comunicazione, non oltre la prima comunicazione. 5. La disposizione di cui al comma 4 non si applica quando: a) i dati sono trattati in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un  regolamento o dalla legge comunitaria; b) i dati sono trattati ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000 n.397 o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; c) l’informativa all’interessato comporta un impiego di mezzi che il Garante – prescrivendo eventuali misure appropriate – dichiari manifestamente sproporzionati rispetto al diritto tutelato, ovvero si riveli – a giudizio del Garante – impossibile”.

3. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] b) <dato personale>, qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; c) <dati identificativi> i dati personali che permettono l‘identificazione diretta dell’interessato; d) <dati sensibili>, i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; e) <dati giudiziari>, i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’art.3 comma 1, lettere da a) ad o) e da r) ad u) del D.P.R. 14.11.2002 n.313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61del codice di procedura penale”.  

4. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] f) <titolare>, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono – anche unitamente ad altro titolare . le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; g) <responsabile>, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; h) <incaricati>, le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o responsabile”.

5. ART.7 – DIRITTO DI ACCESSO AI DATI PERSONALI ED ALTRI DIRITTI: “1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano anche se non ancora registrati e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione: a) dell’’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art.5 comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L’interessato ha diritto di ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero - quando via ha interesse – l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere da “a” a “b” sono state portate a conoscenza anche per quanto riguarda l loro contenuto di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L’interessato ha diritto di opporsi in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento dei dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale”.

6. ART.25 – DIVIETI DI COMUNICAZIONE e DIFFUSIONE: “1. La comunicazione e la diffusione sono vietate, oltre che in caso di divieto disposto dal Garante o dall’Autorità giudiziaria: a) in riferimento ai dati personali dei quali è stata ordinata la cancellazione, ovvero quanto è decorso il periodo di tempo indicato nell’art.11 comma 1, lettera “e”; b) per finalità diverse da quelle indicate nella notificazione del trattamento, ove prescritta. 2. È fatta salva la comunicazione o diffusione di dati richiesti, in conformità alla legge, da forze di polizia, dall’autorità giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza da altri soggetti pubblici ai sensi dell’art.58, comma 2, per finalità di difesa o sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati”.

7. ART.4 – DEFINIZIONI: “[…] a) <trattamento> qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati anche se non registrati in una banca dati […]; l) <comunicazione> il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; m) <diffusione> il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione”.

IN OTTEMPERANZA A QUANTO DICHIARATO AI PUNTI ”2” e “3” ALLE LETTERE “a”, “d” ed “e” OLTRE CHE AL PUNTO “4”, PER PRESA VISIONE DI QUANTO RAPPRESENTATO ALLE NOTE DA 1 A 7 COMPRESE CHE PRECEDONO,                                                                                                                       

              F.to

L’INTERESSATO

Io ho finito e Vi ringrazio per l’attenzione.

Avv. Andrea Turco

Viale della Repubblica n.6

37126 VERONA

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